証券コード:2989

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

2021年7月30日制定

 東海道リート投資法人(以下「本投資法人」といいます。)は、個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)に定める特定個人情報を含みます。以下同じです。)の重要性を認識し、取得した個人情報の取扱いに関しては、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)、番号法、その他の個人情報の保護に関連する法令及び主務官庁のガイドライン等を遵守して行うものとします。
 また、以下の方針(以下「本個人情報保護方針」といいます。)に基づき、個人情報の適切な取扱いと保護・管理を行うこととします。

1. 個人情報保護に関する基本方針

 本投資法人は、個人情報保護の重要性を強く認識し、個人情報保護法をはじめとして、その他の個人情報の保護に関連する法令及び主務官庁のガイドライン等を遵守し、個人情報を目的外に利用せず、その苦情処理等に適切に取り組むほか、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。

 本投資法人は、個人情報の取扱いに際しては、以下に掲げる事項を遵守致します。

  1. 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないこと。
  2. 法令で認められる場合のほか、あらかじめご本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得しないこと。
  3. 取得した個人情報は、法令で認められる場合のほか、ご本人の同意を得ずにあらかじめ特定された利用目的の範囲を超えて取り扱わないこと。
  4. 取得した個人データを、法令で認められる場合のほか、あらかじめご本人の同意を得ずに第三者に提供しないこと。
  5. 取得した個人データを、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めること。
  6. 取得した個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じること。

2. 個人情報の取得

 本投資法人は、個人情報の取得するときは、下記3.記載の利用目的の達成に必要な限度において、適法かつ適正な方法で行います。また、本投資法人は、個人情報を取得するに先立ち、利用目的をホームページ等で公表するものとし、書面やウェブ画面等を通じてご本人から直接個人情報をご提供いただく場合には、個人情報の利用目的をあらかじめ明示いたします。
 ただし、取得の状況からみて利用目的が明らであると認められる場合その他法令に基づく場合は、利用目的の明示を省略させて頂くことがあります。

3. 個人情報の利用目的

 本投資法人は、本人から事前に同意を得ている場合及び法令等により認められる例外的な場合を除き、以下に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内においてのみ個人情報を取り扱うこととします。本投資法人は、かかる利用目的を変更する場合、変更する内容をホームページ等で速やかに公表します。

  1. 投資信託及び投資法人に関する法律(以下「投信法」といいます。)その他の本投資法人に適用ある法令諸規則に基づく権利の行使又は義務の履行のため
  2. 本投資法人による運用資産の取得又は売却に関する業務、運用資産に係る賃貸借又は管理に関する業務その他の投信法に基づき行う資産の運用に係る業務(資産の運用の一環として行う資金調達に係る業務を含みます。)並びにこれらに関する情報収集、調査、分析及び検討等(本人確認、信用調査及び権利関係調査等を含みます。)に係る各種業務を行うため
  3. 本投資法人の投資主(以下「投資主」といいます。)に対して、事業運営等に関する情報提供を行うため
  4. 投資主に対する資産運用報告、投資主総会招集通知又は分配金支払通知の送付等の、本投資法人又は本投資法人の資産運用会社(以下「本資産運用会社」といいます。)に適用ある法令諸規則に定められた投資主の権利行使、及び本投資法人又は本資産運用会社の義務履行に係る業務への対応その他の投資主への対応のため
  5. 投信法その他の本投資法人に適用のある法令諸規則に基づき作成される本投資法人の投資主名簿等のデータを用いた投資主の情報の管理のため
  6. 投信法、金融商品取引法その他の本投資法人又は本資産運用会社に適用のある法令諸規則に基づく本投資法人又は本資産運用会社の各種届出書及び報告書等の作成及び提出のため
  7. 本投資法人に関するお問合せ又は資料の請求等に対する対応のため
  8. 本投資法人の投資口、投資法人債及び新投資口予約権の発行並びに借入れその他の資金調達業務並びにIR活動業務への対応のため
  9. 本投資法人の決算業務その他の会計及び税務に関する業務を実施するため
  10. 本投資法人から委託された業務を適切かつ円滑の行うためその他前各項目に掲げる利用目的に付随又は関連する業務を実施するため

 上記にかかわらず、特定個人情報の取扱いについては、番号法に定める個人番号関係事務その他の手続又は法令上許容される目的を達成するために必要な場合に限ります。

4. 個人データの第三者への提供

 本投資法人は、本投資法人が保有する個人データを、以下の場合を除き、あらかじめご本人の書面による同意を得ないで、これを第三者へ提供することはありません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

 上記にかかわらず、番号法に基づいて収集、利用、保管する特定個人情報につきましては、ご本人の同意の有無にかかわらず、法令に基づく場合を除き、第三者に提供することはありません。

5. 個人情報の適正な管理

 本投資法人は、取得した個人情報を可能な限り正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、個人情報の漏えい、紛失、き損、滅失、誤用、改変等の防止その他の安全管理のための必要かつ適切な措置を講じるなど、その適正な管理に努めます。また、本投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において取得した個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がありますが、かかる場合には、個人情報の漏えい、紛失、き損、滅失、誤用、改変等を防止するために、業務委託先に対し、厳重な安全管理措置を義務付けるように努める等、当該委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

6. 保有個人データの利用目的の通知の求め・開示等の請求

 本投資法人は、保有個人データに関してご本人からお申し出があった場合には、所定の手続きによりご本人であることを確認のうえ、法令に基づいて利用目的の通知の求め又は開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去若しくは第三者への提供の停止(以下「開示等」と総称します。)のご請求をお受けします。保有個人データの利用目的の通知を求める場合又は開示等のご請求の場合には、下記7.記載のお問い合せ窓口までご連絡ください。なお、開示等のご請求に対し、手数料等は頂いておりません。

7. お問合せ先

  1. 個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、及び保有個人データの利用目的の通知の求め又は開示等のご請求については、次の連絡先へお問合せ下さい。必要な手続きなどをご案内致します。
    東海道リート・マネジメント株式会社 財務企画部

    〒100-0014 東京都千代田区永田町二丁目14番3号
    電話:03-3501-7820
    受付時間:受付時間は月曜日から金曜日までの午前9時から午後6時までです(祝祭日及び年末年始を除きます。)。

  2. 投資主名簿記載事項に関しては以下の本投資法人の投資主名簿等管理人にてお受けします。
    みずほ信託銀行株式会社 証券代行部

    〒168-8507 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
    電話:0120-288-324
    受付時間:受付時間は月曜日から金曜日までの午前9時から午後5時までです(祝祭日及び年末年始を除きます。)。

8. 個人情報保護体制の継続的改善

 本投資法人は、法令等の改廃による場合のほか、必要に応じて本個人情報保護方針を見直し、個人情報保護に対する取組みの強化、改善に努めます。

以上

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